سازمان حج و زیارت یک «سازمان دولتی مستقل» و وابسته به وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی است که مسئولیت اجرا و نظارت بر سفرهای زیارتی حج تمتع، عمره مفرده و زیارت عتبات عالیات عراق و سوریه را بر عهده دارد. و یکی از وظایف آن اداره امور حج عمره و زیارت عتبات مقدس و اماکن متبرکه با استفاده از نیروی انسانی متدین و کارآزموده و بهره‌گیری از آخرین فناوری‌های اطلاعات می باشد .

این سازمان ؛ سامانه ثبت نام به عتبات را تحت عنوان سماح اربعین ایجاد کرده و بر اساس مصوبه ستاد مرکزی  اربعین تشرف به زیارت اربعین حسینی منوط به ثبت نام در سامانه سماح نموده است . که بیشتر جنبه اطلاع رسانی ( شرایط ثبت نام متقاضیان اربعین حسینی) و آمارگیری دارد .

آمار زوار ۱۴۰۱ : براساس اعلام ، ۳میلیون و ۲۰۰ هزار نفر در سال ۱۴۰۱ در سامانه سماح به صورت قطعی ثبت نام کرده اند و براساس پیش بینی رییس ستاد اربعین تا ۵ نیز افزایش خواهد یافت . همچنین مشتاقان زیارت از سراسر کشور و نیز زوار عبوری کشورهای دیگر نیز وجود دارند .

بیان مشکل در سال ۱۴۰۱ : مشکلات قابل توجهی در هنگام عبور از مرز و انسوی مرز برای انبوه زوار گردید تا اینکه در شامگاه ۱۷ شهریور ۱۴۰۱ از سوی ستاد اربعین مسدودی همه مرزهای زمینی را اعلام نمود و بسیاری از مشتاقانی که در تدارک رفتن بودند ؛ از این مراسم معنوی باز ماندند .

طرح ضرورت رفع مشکل : اگرچه هیچ مدیریتی بی عیب نیست. ولی اتفاقات فوق مبین انست که صرفا تذکردادن ستاد مرکزی اربعین در مدیریت زمان مراجعه به مرزها امکان پذیر نبوده (گرچه خبرهای غیر رسمی نیز مبنی بر مشکل تراشی دولت عراق در انسوی مرز واصل شده است ) ولی نشان دهنده آنست که بایستی این حجم انبوه مدیریت هدفمند گردد. که در بخشهای زیر پیشنهاد میشود :

الف ) مدیریت توزیع زمانی داوطلبان : از ابتدا تا انتهای ماه صفر به ۱۰ قسمت تقسیم شود و بعبارتی زایر در طی این ۳ روز امکان حضور در مرز را داشته باشند . نام گذاری سفر۱ الی ۱۰  و کل زوار مثلا ۶ ملیون تقسیم بر ۱۰ شود و هر قسمت حداکثر ۶۰۰ هزارنفر بیشتر را نپذیرد .و هر داوطلب در یکی ازاین تاریخ ها ثبت نام کند و اگر سقف ان پر شد ؛ دیگر ثبت نام میسر نشود و  لزوما باید در گروه دیگری ثبت نام کند . ( یا کل ماه صفر تقسیم بر ۱۵ شده ؛ وبه عبارتی به مدت ۲ روز امکان حضور و عبور از مرز برای هر زایر میسر باشد )

ب ) مدیریت توزیع خروج مرزی داوطلبان : براساس ظرفیت هرپایانه مرزی ؛ لازم است در سامانه سقف تعداد نفر گذاشته شود و زوار به ترتیب رجوع به سامانه ؛ در آن ثبت نام نمایند و پس از پر شدن امکان اضافه شدن در آن مرز دیگر نداشته باشد .

ج ) مدیریت توزیع شهرهای زیارتی داوطلبان : براساس محوریت و مرکزیت ثقل مکانی حضور زوار در شهر کربلا ؛ در سامانه نیز سقف جمعیت در کربلا در روزهای مختلف گذاشته شود و زوار به ترتیب در آن تاریخ حضور خود در کربلا را ثبت نام نمایند و پس از پر شدن سامانه امکان اضافه شدن نداشته باشد .

د) مدیریت توزیع برگشت داوطلبان به کشور: بر همین اساس نیز میتوان مدیریت زمان برگشت به ایران از مرز مورد نظر را مدیریت نمود .

ه ) مدیریت بحران در عتبات : گرچه ستاد مرکزی عتبات دلسوزانه مسایل را دنبال میکنند ولی با توجه حجم انبوه جمعیت و فشردگی مکانی و احتمالات حوادث پیش بینی نشده ؛ ضرورت دارد بخشی تحت عنوان مدیریت بحران عتبات پیش بینی و با تجهیزات لازم برخودار و امور را رصد نماید .