هر سازمانی برای تحقق اهداف خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان ، به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. در این نوشتار تعریف مدیر و مدیریت ، شناخت سطوح مختلف مدیریتی ، وظایف و نقش ها ومهارت های سطوح مختلف مدیریتی در سازمان پرداخته شده است .
مهندس مهرداد دژپسند – دکتر سید جواد هاشمی فشارکی
- واژگان کلیدی:مدیر،سطوح مدیریت ، مدیریت سازمانی، وظایف مدیران ، مهارت های مدیریت، رهبری سازمان
- مقدمه
قطعا هر سازمانی برای میسر شدن اهداف و مقاصد خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می کند، مدیریت نامیده می شود. در این نوشتار با تعاریف مدیر و مدیریت به شناخت سطوح مختلف مدیریتی و آشنایی با وظایف و نقش های آنها پرداخته شده است .لازمه یک مدیر موفق شناخت وظایف و جایگاهی است که در آن سطح قرار دارد که این امر اگر در کل مدیران سازمان تجلی یابد موجب پیشرفت روز افزون و تسریع در رسیدن به اهداف سازمانی خواهد شد. این سطوح مدیریتی شامل مدیران سطوح عالی ، سطوح میانی ، سطوح عملیاتی میباشد که بر اساس آن هر کدام از سطوح مدیریتی وظایفی انحصاری و یا مشترک دارند. در این میان چهار وظیفه‌ی اصلی عمومی و مشترک بین تمام سطوح مدیریت در سازمانها وجود دارد که با توجه به سطحی که مدیر در آن قرار دارد، اهمیت برخی از این وظایف برای آنها پررنگ‌تر خواهد شد. برای مثال مدیران عالی بیشتر وظیفه‌ی سازماندهی و برنامه‌ریزی های بلندمدت را برعهده دارند. سازماندهی و هدایت از جمله وظایف مهم مدیران میانی میباشد. عمده وظیفه‌ی مدیران عملیاتی هم هدایت و کنترل می باشد. مدیران برای انجام وظایف جایگاه خود می بایست دارای مهارت هایی باشند که این هارت ها را به سه دسته تقسیم می شود ولی میزان نیاز به آنها در سطوح مختلف، متفاوت است. این مهارت ها عبارتند از: مهارت فنی، مهارت انسانی و مهارت ادراکی.
- مدیر کیست و مدیریت چیست ؟
مدیر کسي است که یك محیطي را خلق مي کند که افراد بطور موثر بتوانند از منابعي که در آن محیط وجود دارد. در جهت نیل به اهداف سازماني استفاده کنند.
مدیر عبارت از کسي است که داراي ابواب جمعي وفهرست زیر مجموعه بوده و علاوه بر خود مسئول کاردیگران نیز باشد.بنابراین مدیر تنها به وزیر وزارتخانه یا مدیرعامل یك سازمان گسترده ورئیس یك اداره اطلاق نمي شود بلكه مسئول یك شرکت یا اداره کوچك، سرپرست یك کارگاه ومسئول یك بخش ویا یك قسمت وگروه نیز خود مدیر بشمار مي رود و وظیفه مدیریت را بردوش مي کشد.
- مدیریت بر پایه دو عامل استوار است
۱- مدیریت موثر :
یعني مدیر تصمیماتي را بگیرد که به نتایج مطلوبي دسترسي پیدا کند.
۲-مدیریت کارا :
مدیر به تخصیص و مصرف مدبرانه منابع مي پردازد.
لذا نبود یكي از این دو عامل باعث مي شود که مدیر در کار خود به نتایج مطلوبي دست پیدا نكند.
نكته : اصولاً مدیریت بر پایه فعالیت هاي هدف دار متمرکز است.
- مدیریت علم است یا هنر یا حرفه
آنچه که افراد از طریق آموزش آکادمیك به دست مي آورند به آن دانش یا علم مدیریت مي گویند بخش دیگري را که در ضمن کار آموزش مي بیند و تجربه لازم را پیدا مي کند، هنر مدیریت مي گویند. ومدیریت ترکیبی میان اینهاست .
- روشهاي یادگیري مدیریت
اساساً براي یادگیري مدیریت دو روش وجود دارد.
روش آموزش نظری : آموزشي که از طریق آموزش و مطالعه کتاب هاي متعدد مدیریتي انجام مي شود . مثل کتابهاي اصول مدیریت، که این کتابها مي تواند دانش آکادمیك و نظری افراد را در خصوص مدیریت افزایش بدهد.
روش عملی : روش عملي است یعني اینكه آموزش از طریق کار انجام مي شود، یعني شیوه کار را به فرد یاد نمي دهند، بلكه القاء چگونگي انجام کار را به فرد یاد مي دهند، لذا آموزش مدیریت از طریق کار خیلي به کندي انجام مي شود. بنابراین فردي را مي توان به عنوان مدیر خطاب کرد که اولاً هم دانش مدیریت را از طریق آموزش یادگرفته باشد و دوم اینكه بتوان از او در کار نیز استفاده کرد.به همین دلیل نظریه پردازان روانشناسي معتقدند که یادگیري یعني تغییرات تدریجي نسبتاً پایدار در رفتار فرد.
- وظایف اصلی و مشترک بین تمام مدیران سازمان:
به طور کلی، چهار وظیفه‌ی اصلی عمومی و مشترک بین تمام سطوح مدیریت در سازمانها وجود دارد. با توجه به سطحی که مدیر در آن قرار دارد، اهمیت برخی از این وظایف برای آنها پررنگ‌تر خواهد شد. برای مثال مدیران عالی بیشتر وظیفه‌ی سازماندهی و برنامهریزیهای بلندمدت را برعهده دارند. سازماندهی و رهبری از جمله وظایف مهم مدیران میانی میباشد. عمده وظیفه‌ی مدیران عملیاتی هم رهبری و کنترل می باشد. اما وظایفی که در زیر آورده‌ایم، بین تمام این مدیران مشترک میباشد.( Https://caspianec.ir/articles/project-management/سطوح-مدیریت-در-سازمانها-و-وظایف-مدیران/)
همچنین فرآیند مدیریت به یك سري فعالیت هاي سازمان یافته اي مي گویند که در جهت نیل به یك هدف پیش بیني شده باشد. بنابراین فرایند مدیریت به عنوان وظایف مشترک در بین تمامی مدیران شامل عوامل زیر است :
الف – برنامه ریزي ، ب- سازماندهي ، ج – هدایت ، د – کنترل
الف – برنامه ریزي :
مقصود از برنامه ریزي اینست که هدف هاي آتي را بتوانیم، پیش بیني کنیم و روشهاي خاصي را براي رسیدن به موضوع مورد نظر مشخص کنیم. نكته مهمي که در اینجا باید به آن توجه کنیم این است که برنامه ریزي قسمت عمده وقت یك مدیر را به خود اختصاص مي دهد. “راسخ ” در کتاب تعلیم و تربیت در جهان امروز یك تعریف دقیقي از برنامه ریزي را ارائه داده است :
“برنامه ریزي عبارت است از طرح تدابیري که به مناسب ترین صورت از منابع موجود یا ممكن الموجود در
جهت نیل به هدف هاي مطلوب مي توانیم از آن استفاده کنیم.”
در برنامه ریزي چهار مفهوم اساسي وجود دارد که عبارتند از :
- جریان و مداومت :
در این نوع برنامه، برنامه ریزي با یكبار نوشتن ختم نمي شود بلكه باید مداومت داشته باشد و فرد باید مرتباً
با توجه به بازتاب نتایج فعالیت هایش ، بتواند بر اطلاعات و یافته هاي جدید و تغییراتي که در فن تكنولوژي
بوجود مي آید، برنامه ریزي جدید انجام دهد.
- ۲. ارشاد و هدایت :
برنامه ریزي متضمن ارشاد و هدایت فعالیت هاي جمعي براي دست یابي به اهداف یك سازمان است . متناسب با میزان اعمال نفوذش مي توان اشكال کاملاً متفاوتي را به خودش اختصاص بدهد، یا مي تواند برنامه ریزي، متمرکز الزامي باشد و یا حالت ارشادي و ترغیبي به خودش بگیرد و یا حالت مشكل گشایي و موردي داشته باشد.
- ۳. تفکر و عقلانیت :
برنامه ریزي یك فعالیت حساب شده و منطقي است و باید متكي به اطلاعات دقیق و صحیح باشد و بتوان نیازها و انتظارات را تشخیص ، محدودیت ها و تنگناها را در برنامه پیش بیني و موانع و منابع موجود و احتمالي را مشخص و آنها را محاسبه کرد . از مقایسه محدودیت ها و منابع مي توان حوضه امكانات را تعریف و در محدوده حوضه امكانات راه بردهاي صحیح را ارائه داد .
- ۴. دور نگری و هدف گیری :
برنامه ریزي فرآیند حساب شده و منطقي و جهت دار دورنگر است و به منظور ارشاد و هدایت فعالیت هاي جمعي براي رسیدن به هدف هاي مطلوب مي باشد.
در دورنگري و هدف گیري سه حالت برنامه ریزي قابل پیش بیني وجود دارد :
– برنامه ریزي آینده نگر : وقتي که در برنامه ریزي، پیش بیني آینده را انجام دهیم.
– برنامه ریزي آینده ساز : وقتي که برنامه ریزي ما ، ساختن و شكل دادن به آینده باشد.
– برنامه ریزي آینده گزین : وقتي که برنامه ریزي ما ، انتخاب کردن بین شكل دادن به آینده و پیش بیني
آینده باشد. (انتخاب راهي بینابین آینده نگرها و آینده ساز ها )
ب- سازماندهي :
سازماندهي،فراگرد نظم و ترتیب دادن به کار وفعالیت وتقسیم و تكلیف آن به افراد به منظور انجام دا دن کار وتحقق هدفهاي معین مي باشد ویا به بیاني دیگر، سازماندهي یعني، تقسیم و تخصیص فعالیت ها و منابع .
سازماندهي طي مراحل زیر صورت مي گیرد :
- تشخیص فعالیت هاي لازم براي رسیدن به اهداف و اجراي خط مشي و برنامه ها .
۲٫گروه بندي فعالیت ها با توجه به منابع انساني و مادي موجود و تشخیص بهترین طریقه استفاده کردن از
آنها .
- دادن اختیار عمل و حق دستور دهي و تصمیم گیري براي انجام دادن کار به مسلول هر گروه .
- ارتباط دادن واحدهاي گروه بندي شده به یكدیگر به صورت افقي و عمودي از طریق روابط اختیار،شبكه ارتباطي و نظام اطلاعاتي.
ج – هدایت :
هدایت یعني : دستور دادن براي ایجاد انگیزه و نفوذ پیدا کردن در کارکنان. زماني این هدایت انجام مي شود که متناس با ارزش هایي که در فرد و جامعه است بتوان وظیفهاي به فرد محول کرد. بنابراین وظیفه مدیر در هدایت این است که خوب رهبري کند، در افراد ایجاد انگیزه کند، بتواند روابط بین افراد را مشخص نماید.
د – کنترل :
کنترل یعني : تجزیه امور به طور مستمر و اندازه گیري عملیاتي که در حال وقوع است که آیا به هدفهایي که در برنامه ریزي مشخص شده است، چقدر نزدیك شدهاست.
براي اینكه متوجه شویم که چقدر به هدف هایي که در اندازه گیري مشخص کرده ایم نزدیك شده ایم باید در قسمت کنترل به استانداردسازي به پردازیم، یعني بتوانیم معیار تعیین کنیم.
کنترل شامل چهار مرحله است :
- تعیین معیار
۲٫سنجش عملكرد
- تشخیص انحراف ها
- اقدامات اصلاحي
- مدیریت چیست؟
مدیریت عبارت است از فرایند به‌کارگیری کارا و اثربخش منابع مادی و انسانی زیر نظام ارزشی پذیرفته شده آن جامعه با عنایت به اصولی چون برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل و نظارت بر اساس هدف‌های از پیش تعیین شده .مدیریت را برخي هنر و برخي علم مي دانند در حالیكه مدیریت آمیزه اي از علم (علم عبارت از یكسري حقایق و دانش هایي است که تحت نظم و قاعده بوده و قابل اثبات هستند. همچنین آشنایي به قوانین حاکم میان پدیدهها را علم مي نامند) ، هنر و تجربه است.از ویژگي هاي مدیریت به کارگیري همه امكانات و استفاده از همه استعدادها وقابلیتهاي موجود و جلوگیري ازهرز و هدر رفتن نیروها،توانمندي ها وامكانات وسرعت عمل بخشیدن به اقدامات و عملكردها مي باشد. لذا میزان موفقیت یا عدم موفقیت هر دستگاهي بستگي تام وتمام به نحوه مدیریت آن دستگاه دارد.
به عنوان مثال مي توان گفت که مدیریت همانند رانندگي است،همانگونه که راننده پشت فرمان مي نشیند تا از شهري به شهر دیگربرود درمدت چند ساعتي که رانندگي مي کند همواره ودر هر زمان با شرایط و اوضاع واحوال متغیر مواجه مي باشد شرایط لحظه به لحظه دگرگون مي شود یك مدیر نیز از ابتداي زمان فعالیت تا پایان آن با شرایط متغیر روبرواست ، هر لحظه تصمیمي مقتضي خود را ميطلبد.بنابراین گرچه رانندگي داراي یكسري قواعد وقوانین ثابت است اما چگونگي وزمان استفاده ویا بكارگیري آنها متغیرومتفاوت مي باشد .
مدیریت نیز چنین است زیرا آگاهي از قوانین ثابت راعلم مدیریت و شیوه ، زمان وطرز استفاده از آنها را تجربه وهنر مدیریت مي آموزد.
مدیر هر لحظه باید تصمیمي مقتضي در شرایط متغیروتحت فشار و تأثیر عوامل متضاد بگیرد . در زندگي روزمره و مدیریت ناگهان انسان ناخواسته در موقعیت مطلوبي قرارمي گیرد وگاه نیز آدمي خود با عملكردش بطور مستقیم و غیر مستقیم وضعیت نامطلوبي براي خود بوجود مي آورد لذا مدیر و مدبر زیرک کسي است که در برابر رخدادهاي غیر مترقبه غافلگیر نشود و در کانون مشكلات دست روي دست نگذارد و زانوي غم بغل نگیرد .
- تعریف مدیریت در نگاه کلی
قطعا هر سازمانی برای میسر شدن اهداف و مقاصد خود و جهت دادن به فعالیت های کارکنان و در راستای هدف هایش به سرپرستی، نظارت، هماهنگی و هدایت نیاز دارد. مجموعه وظایفی که رفتار و فعالیت سازمان را در مسیر هدف تنظیم، تصحیح، تقویت و راهنمایی می کند، مدیریت نامیده می شود. همه سازمان های رسمی برای برقرار ماندن فعالیت های خود به مدیریت نیاز دارند. عدم وجود مدیریت در مجموعه موجب ناهماهنگی شده لذا برای استمرار و تداوم فعالیت ها، سازمان به مدیریت نیاز دارند. فقدان مدیریت موجب ناهماهنگی، انحراف از هدف، اتلاف وقت و انرژی می شود و سازمان ها را به نابسامانی و از هم گسیختگی می کشاند( https://zedbazar.com/academy/types-of-management/).
- تاریخچه مدیریت
مدیریت به عنوان یك رشته علمي، تخصصي و دانشگاهي از ابتداي قرن بیستم میلادي پا به عرصه ظهور گذاشت و تا کنون تحول و تكامل درخور توجه یافته است. اما پیدایش موضوع اداره کردن و مدیریت مربوط به عصر حاضر نیست، بلكه بشر از ابتدا متوجه این نكته بود که با توجه به کمبود منابع انساني و مادي براي رسیدن به هدف نیاز به تأمین منابع و هدایت افراد به سوي آن هدف مي باشد .
گرچه اداره کردن و مدیریت به فرهنگ و ارزش هاي موجود آن جامعه بستگي دارد، و یك روش خاص، قطعاً نمي تواند یك نسخه قابل تجویز براي جوامع مختلف مطرح باشد. اما مدیریت در طول قرون و اعصار با فراز نشیب و سبك و روش هاي متعدد صورت گرفته است .
برخي از پژوهشگران، سابقه مدیریت را به آغاز پیدایش انسان نسبت مي دهند بر این باورند که هنر مدیریت، با شكل گیري نهاد خانواده مطرح شده است . برخي نیز سابقه آن را تا دوران ۲۱۱۱ سال قبل از میلاد حضرت مسیح (ع) دنبال کردهاند، یعني هنگامي که سومري هاي باستان به ثبت و ضبط و مكتوب کردن سوابق .( فعالیتهاي اداري و تجاري خود پرداختند )
برخي دیگر از زمینه هاي تاریخي مدیریت را مي توان با بررسي مواردي نظیر نقش مدیریت در بناي اهرام ثلاثه مصر ، شیوه کنترل و ارتباطات در امپراطوري روم باستان و چهار چوب قانوني تجارت در ونیز قرن چهاردهم پي گرفت. ناگفته نماند که ایرانیان، چیني ها، آلماني ها و برخي دیگر از اقوام گذشته نیز بینش هاي قابل تأملي در این زمینه داشته اند، ولي تحول عمده در مدیریت، در جریان انقلاب صنعتي به وقوع پیوست.
جهان در قرن هفدهم میلادي، یعني دوران خیزش هاي اجتماعي آمریكا – زماني که سیزده مستعمره انگلستان از آن جدا شدند و ایالات متحده آمریكا را تشكیل دادند، تحولات مهمي را سپري کرد . تا اواخر قرن نوزدهم دانش مدیریت نیز مانند بسیاري از علوم دیگر در قلمرو فلسفه قرار داشت. پس از انقلاب صنعت ي در غرب و از اواخر قرن نوزدهم دانش مدیریت نیز همچون علوم پزشكي، مهندسي، فلسفه و … جاي خود را در دانشگاه هاي معتبر باز کرد و به تدریج در ردیف سایر علوم دانشگاهي قرار گرفت.
مدیریت مانند تمام علوم سیر تحولاتي را در جهت تكمیل و گسترش نظریه ها گذرانده و امروز ه به این مقطع مهم و حساس رسیده است که جزء اصلي ترین و مورد توجه ترین علوم روز تبدیل شده است.
- تعاریف مدیریت
“مدیریت” از نظر لغت یعني “اداره کردن” و “مدیر” اسم فاعل از مصدر اداره به معني “اداره کننده” است. اداره از ماده “دور” گرفته شده که مصدر آن “دوران” به معني “گردیدن” است پس “مدیر” یعني “گرداننده” و “مدیریت” به معني گرداندن یك سازمان در جهت هدف خاص خودش مي باشد.
مدیریت در مفهوم کلي و عام آن به شكل ها و بادیدگاه هاي متفاوت تعریف شده است . همه اندیشمندان مدیریت، در یك نكته اتفاق نظر دارند و آن این است که: “مدیریت عامل رسیدن به اهداف سازمان ميباشد”.
از مدیریت تعاریف گوناگوني اراهه شده است از جمله:
- هنر همانگ ساختن یك مجموعه و هدایت آن بسوي مقصد مطلوب .
- هنر اداره کردن و به کارگیري مجموعه امكانات و استعدادهاي مادي و معنوي در یك سازمان بر اساس
آگاهي هاي مناسب براي رسیدن به اهداف تعیین شده سازماني.
- هنر سامان بخشي، سازماندهي؛ هماهنگ و همسو سازي،رهبري و کنترل فعالیت هاي دست جمعي براي نیل به هدف هاي مطلوب و مورد نظر با حداکثر کارایي وبازدهي
- فن سازماندهي، سامان بخشي،بسیج وکنترل نیروهاي انساني وبه کارگیري آنها در راستاي اهداف از پیش
تعیین شده.
- سازمان چیست؟
سازمان عبارت است از گروهی متشکل از دو یا چند تن که در محیطی با ساختار منظم و از پیش تعیین شده برای نیل به اهداف گروهی با یکدیگر همکاری می کنند.(بووی ،۱۹۹۳ ، ۷)
در این تعریف توجه به دو مفهوم کلیدی اهمیت دارد : ساختار منظم و از پیش تعیین شده و اهداف گروهی. جوامع امروزی را دنیای سازمانی می نامند، زیرا در این دنیا و جوامع، انسان ها هر جایی که زندگی می کنند و هر کاری که انجام می دهند، با سازمان های گوناگون در ارتباط اند و سازمان ها بخشی از زندگی روزمره همه مردم را تشکیل می دهند.
۱-همه ی افراد ، معمولاً در بیمارستان متولد می شود (یک سازمان)
۲-در مدرسه ای درس می خواند (یک سازمان)
۳-بعد از فارغ التحصیل از دبیرستان به دانشگاه (یک سازمان) راه می یابد.
۴- به کار مشغول می شود و در سازمانی استخدام می شود.
۵- ازدواج می کند و ازدواجش در دفترخانه اسناد رسمی(سازمان) ثبت می شود.
۶- در طول زندگی خود با سازمان های مختلف برخورد دارد.
۷- در نهایت هنگام مرگ سازمان هایی برای اجرای تشریفات و ثبت اطلاعات ضروری اقدام خواهند کرد( https://zedbazar.com/academy/types-of-management/).
- انواع سازمان ها:
۱-سازمان های انتفاعی و غیر انتفاعی
سازمان های انتفاعی سازمان هایی می باشند که از سوی صاحبان خود برای کسب سود ایجاد شده اند. این سازمان ممکن است یک مالک و یا چندین هزار سهامدار باشند. اکثر مؤسسات تجاری جزء این دسته از سازمان محسوب می شوند.سازمان های غیر انتفاعی معمولاً به جای کسب سود، با اهداف فرهنگی، اجتماعی، سیاسی و مذهبی تشکیل می شوند. مانند اتحادیه های کارگری، انجمن های مذهبی، مؤسسه های خیریه.
۲-سازمان های تولیدی و خدماتی
سازمان های تولیدی از مواد خام یا اولیه برای تولید کالاها استفاده می کنند، مانند کارخانه های تولید کفش، تلویزیون، لاستیک و کاغذ. این کالاها معمولاً محسوس و ملموس هستند و مشتری می تواند آن ها را به راحتی ارزیابی کند. اما سازمان های خدماتی، خدمات را ارائه می کنند. فعالیت هایی از قبیل امور مالی، مشاوره حقوقی، خدمات پزشکی و … این خدمات ملموس نیستند و از نظر فیزیکی نیز قابلیت اندازه گیری ندارند.
۳-سازمان های دولتی و خصوصی
سازمان ها از نظر مالکیت نیز به دو دسته تقسیم می شوند. برخی از سازمان ها مانند ذوب آهن، راه آهن، مخابرات و … در کشور ما جزء سازمان های دولتی محسوب می شوند به دلیل اینکه دولت آن ها را کنترل می کنند و برخی سازمان های دیگر مانند شرکت های خصوصی به جای کنترل دولتی توسط افراد یا بخش غیر دولتی کنترل می شوند که به آن ها سازمان های خصوصی می گویند.
- عوامل مشترک در سازمان ها:
سازمان ها اعم از رسمی و غیررسمی، کوچک و بزرگ و دارای عوامل مشترکی به شرح زیر هستند :
الف- هدف یا مقصد : مهم ترین عامل برای تشکیل هر سازمانی اهداف آن سازمان است. بدون آن هیچ سازمانی دلیل بر وجود خود نمی یابد. هدف از نظر شکلی و ماهوی، متفاوت است. پیروزی در بازی های قهرمانی، تولید یک محصول جدید، اجرای یک خدمت و …
ب- برنامه ریزی : سازمان ها برای نیل به اهداف خود برنامه هایی را تنظیم می کنند، آنها بدون برنامه نمی توانند فعالیت مؤثری داشته باشند.
ج-منابع مشخص : سازمان ها برای نیل به اهداف و اجرای برنامه هایشان باید منابعی را بدست آورند و آنها را به فعالیت های مورد نظر اختصاص دهند.
د-مدیرت سازمان : سرانجام، سازمان ها برای نیل به اهداف، اجرای برنامه ها و تأمین منابع به مدیرانی نیاز دارد که آن را در این جهت هدایت کند.
- سطوح مدیریت سازمان
سطوح مدیریت بر اساس اختیارات و مسئولیت تخصیص یافته به مدیران و همچنین به خط مرزبندی کارکنان در یک سازمان اشاره دارد.
سه سطح مدیریتی که به طور معمول در یک سازمان یافت می شود عبارتند از: مدیریت عملیاتی (سطح پایین)، مدیریت میانی ( سطح متوسط) و مدیریت عالی ( سطح بالا).
در هر سازمان، سطوح مختلفی از موقعیت‌های مدیریتی به صورت سلسله‌مراتبی وجود دارد. هر چه سازمان بزرگ‌تر و پیچیده‌تر باشد، لایه‌های مدیریتی آن نیز بیشتر خواهد بود. به طور سنتی، در هر سازمان سه سطح مدیریت وجود دارد که با یکدیگر هرم مدیریت را تشکیل می‌دهند.
تعداد کل کارکنان و پرسنل در هر سطح از هرم مدیریت نسبت به سطح بالایی آن بیشتر است. یعنی هر چه از قاعده‌ی هرم به سوی رأس آن پیش می‌رویم، تعداد افراد کاهش می‌یابد. بیشترین تعداد کارکنان در پایین‌ترین سطح هرم هستند که فعالیت‌های غیرمدیریتی انجام می‌دهند. این دسته از افراد، کارکنان و کارمندان ساده هستند و و با نظارت و راهنمایی ناظران و سرپرستان رده بالایی خود فعالیت می‌کنند .
(Https://emkanco.com/articles/معرفی-هرم-مدیریت-و-سطوح-سازنده-آن)
- مدیریت سطح عالی
مدیران سطح بالا یا مدیران ارشد، مسئول کل سازمان هستند. مدیریت سطح بالا که به‌عنوان «مدیریت مرکزی» نامیده می‌شود، تمام مدیران سازمان مانند مدیرعامل، رئیس هیئت‌مدیره، معاونان اجرایی و معاونان دیگر را در برمی‌گیرد.این مدیران در اصل مسئول بخش گسترده‌ای از کارهای سازمان مانند تدوین سیاست‌ها و خط‌مشی سازمانی، برنامه‌ریزی راهبردی بلندمدت، تنظیم اهداف و توسعه‌ی استراتژی های سازمانی هستند. به طور کلی، مدیریت ارشد به طور مؤثر با همه‌ی عناصر و نیروهایی که بر بقا، ثبات و رشد سازمان تأثیر می‌گذارند، در تعامل است.
(Https://emkanco.com/articles/معرفی-هرم-مدیریت-و-سطوح-سازنده-آن)
در واقع، آنها اهداف بلندمدت و برنامه‌های راهبردی سازمان را تنظیم می‌کنند. مدیران عالی، بیشتر وقت خود را در خارج از سازمان برای انجام معاملات تجاری صرف می‌نمایند. برای انجام این کار هم معمولاً با مدیران سازمان‌های دیگر به بحث و تبادل می‌نشینند . مدیریت سطح بالا وظیفه کنترل و نظارت بر کل سازمان را بر عهده دارد. آنها اهداف را توسعه می دهند، سیاست های شرکت تصمیمات اساسی می گیرد که کل سازمان را تحت تأثیر قرار می دهد.
معمولا یک گروه کوچک از افراد، مدیریت ارشد را تشکیل می دهند. مدیرت ارشد مسئول همه کارهای مدیریت سازمان است. این افراد را مدیر اجرایی می نامند. آنها سیاست های سازمان را تدوین و مدیریت و روابط متقابل بین واحدهای سازمان و محیط را تعیین می نمایند. این گروه کوچک شامل مدیر عامل، قائم مقام و معاونین وی می باشند.
مدیری که در نقش های عملیاتی و میانی موفق بوده معمولا می تواند به مدیریت عالی راه یابد. بررسی ها نشان می دهد که بخش اعظم کار مدیران میانی از نظر پویایی و مشغله نظیر کار مدیران عملیاتی است با این تفاوت که اینان برنامه ریزی جامع و بلندمدت تری را در حوزه فعالیت گسترده تر و عوامل وضعی متنوع تری طراحی یا مورد بررسی قرار می دهند. در این سطح مدیریت راهبردی، اهداف دراز مدت و جهت کلی سازمان و چگونگی برخورد سازمان نسبت به محیط را تعیین می کند.
اما باید دانست که مدیران رده بالا برای رسیدن به اهداف و برنامه های خود، ناگزیر به نظارت بر کار افراد زیردست خود می باشند.
- وظایف مدیریت سطح عالی
نقش مدیریت سطح عالی (سطح بالا ) را می توان به ۴ دسته زیر تقسیم کرد:
۱.تعیین اهداف برای سازمان
اصلی ترین و مهمترین نقش مدیریت سطح بالا تعیین اهداف برای سازمان به طور كلی است. این بدان معنی است که مدیران سطح بالا(سطح عالی) تفکر خود را به یک محصول خاص یا یک بخش محدود نمی کنند، آنها در جهت تدوین اهداف استراتژیک برای سازمان تلاش می کنند.
اهداف، مهمترین نقاط عطفی است که سازمان می خواهد به آنها برسد یا آنها را برآورده کند. اهداف محدود به زمان، قابل اندازه گیری و دقیق هستند. آنها در تعیین مراحل کمک به دستیابی به یک هدف خاص کمک می کنند. اهداف اصلی هر سازمان بقا، سود و رشد است. مدیریت سطح بالا به تعریف این اهداف از نظر پارامترهای واقعی کمک می کند
۲.تدوین سیاست ها و برنامه ها
مدیریت سطح بالا سیاست ها و دستورالعمل هایی را تنظیم می کند که بر عملکرد سازمان حاکم است. همچنین برنامه اقدام بلند مدت و همچنین کوتاه مدت برای دستیابی به اهداف سازمانی را مشخص می کند.
خط مشی ها شیوه انجام برخی کارها در سازمان را مشخص می کنند. به عنوان مثال، ممکن است یک سازمان سیاست استخدام تنها متقاضیان باتجربه را داشته باشد. بنابراین، سیاست ها کارمندان سازمان را در مورد چگونگی انجام یک کار خاص راهنمایی می کنند.
۳.تهیه منابع
مدیریت سطح عالی همچنین وظیفه اطمینان از در دسترس بودن کلیه منابع لازم و مورد نیاز شرکت را در هر زمان بر عهده دارد. این موارد شامل منابع مالی مانند پول، منابع فیزیکی مانند ماشین آلات و منابع انسانی یا کارمندان است.
۴.برقراری ارتباط بین مردم و سازمان
مدیریت سطح بالا مسئول کلیه ارتباطات بین مردم و سازمان است. آنها چهره شرکت هستند که نمایندگی آن را در کنفرانس های مطبوعاتی، اجتماعات اجتماعی و سایر رویدادها بر عهده دارند.
از دیگر وظایف مدیر سطح عالی به موضوعات زیر میتوان اشاره کرد:
ایجاد اصلاحات مناسب و به‌موقع در سازمان
نظارت، تفسیر و بهره‌برداری از فعالیت‌هایی سازمان
اعمال نفوذ بر تصمیمات و طرح‌های جاری که برای پیشبرد اهداف سازمان در نظر گرفته شده است.
اتخاذ تصمیمات استراتژیک و بررسی مداوم روند حرکت سازمان در جهت دستیابی به اهداف بلندمدت
حمایت از سازمان به جهت حفظ بقای آن و منافع سهام‌داران، کارمندان، مشتریان و تأمین‌کنندگان منابع در راستای دستیابی به اهداف کلی نظام اقتصادی و اجتماعی که سازمان برای آن فعالیت می‌کند، تلاش کند.
تلاش برای دستیابی به اهداف کلی نظام اقتصادی و اجتماعی که سازمان برای آن فعالیت می‌کند.
- مدیریت سطح میانی
مدیریت سطح میانی به عنوان مدیریت سطح اجرایی نیز شناخته می شود. آنها تابع مدیریت سطح بالا هستند و مسئولیت مدیریت سطح پایین را بر عهده دارند. مدیران میانی یک رده پایین‌تر از مدیران عالی هستند و در دومین سطح از سطوح مدیریت در سازمانها قرار دارند. این مدیران همانند چسبی هستند که در میانه‌ی سازمان قرار گرفته و بخش‌های مختلف آن را کنار هم نگه داشته‌اند.
درواقع، سرپرستی کارکنان عملیاتی بر عهده‌ی مدیران میانی است. برای مثال مدیر منابع انسانی، یکی از مدیران سطح متوسط در سازمان به حساب می‌آید.
عنوان مدیریت میانی دربرگیرنده چند سطح از سازمان می شود. مدیران رده میانی، کارها و فعالیت های مدیران رده پایین و سرپرستی کارکنان عملیاتی را بر عهده دارند. مسئولیت مدیران میانی این است که فعالیت هایی را هدایت و رهبری کنند که بدان وسیله سیاست های سازمان به اجرا درآید و بین خواست ها یا تقاضاهای مدیران رده بالاتر و ظرفیت یا توانایی کارفرمایان، نوعی تعادل و توازن برقرار کنند. آنها هماهنگ کننده کلیه فعالیت های شرکت هستند و اطلاعات را به سطوح بالا و پایین انتقال می دهند.
پردازش و انتقال اطلاعات به عنوان یک وظیفه سنتی این سطح از مدیریت می باشد. این رده از مدیریت که به طور مستقیم به مدیریت عالی گزارش می دهند، بیشتر وقت خود را به تحلیل داده ها، آماده کردن اطلاعات برای تصمیم گیری، تبدیل تصمیم های مدیریت عالی به پروژه های معین برای سرپرستان و جهت دادن به نتایج کار مدیران عملیاتی می گذارند
مدیران سطح متوسط حکم قلب تپنده را در یک سازمان دارند. زیرا این دسته از مدیران با عملکرد شایسته‌ی خود می‌توانند شادابی و نشاط را برای سازمانها به ارمغان بیاورند. از آنجا که که این مدیران سایر بخش‌های مختلف و سایر سطوح مدیریت در سازمانها را به هم ارتباط می‌دهند. پس انجام هماهنگی‌های لازم در سازمان، از مهمترین وظایف این مدیران است.
- وظایف مدیریت سطح میانی
مدیریت سطح میانی وظیفه برقراری ارتباط اهداف و اهداف تعیین شده توسط مدیران ارشد به مدیریت سطح عملیاتی و اطمینان از همسویی کار انجام شده توسط مدیریت سطح عملیاتی با این اهداف را بر عهده دارد. نقش یک مدیر سطح میانی را می توان به شرح زیر ذکر کرد:
۱٫برنامه ها را تفسیر می کند و آنها را به مدیریت سطح عملیاتی انتقال می دهد:
مدیران سطح میانی برنامه ها و سیاست های تعیین شده توسط مدیریت سطح بالا را تفسیر می کنند و آنها را به طور موثر به مدیریت سطح پایین (عملیاتی) انتقال می دهند تا همه در جهت رسیدن به هدف تعیین شده تلاش کنند.
۲٫نتایج را گزارش و بازخورد را به مدیران ارشد اطلاع می دهند:
مدیریت سطح بالا (مدیریت عالی) از مدیریت سطح میانی انتظار دارد هر گونه بازخورد از مدیریت سطح پایین(سطح عملیاتی) را به آنها اعلام کند. آنها همچنین باید گزارش های منظم را برای مدیران سطح عالی ارسال کنند.
۳٫ایجاد انگیزه در کارمندان:
مدیریت سطح میانی وظیفه ایجاد انگیزه در کارکنان را برای کار در جهت تحقق هدف سازمانی بر عهده دارد. آنها ملزم به ارائه مداوم پشتیبانی و راهنمایی برای کمک به کارکنان در بهبود عملکرد خود هستند تا فرهنگ مثبتی در سازمان برقرار گردد.
۴٫استخدام و آموزش کارمندان:
مدیریت سطح میانی وظیفه استخدام بهترین شرایط برای سازمان و آموزش آنها را دارد تا بتوانند به میزان كارآیی كارمندان عادی برسند. آنها همچنین باید عملکرد کلیه کارکنان را در فواصل منظم ارزیابی کنند.
در ادامه برخی دیگر از وظایف مدیران میانی را بیان خواهیم کرد:
ارائه‌ی پیشنهادات سازنده به مدیران ارشد
انگیزه دادن به پرسنل جهت افزایش تولید و بازدهی
رسیدگی به اهداف کوتاه‌مدت برای حصول نتایج مطلوب
پیروی از قوانین، استراتژی‌ها و سیاست‌های تعیین شده توسط مدیران عالی
تدوین تمام گزارش‌های تجزیه و تحلیلی به صورت جزء به جزء از شرکت و پرسنل
پردازش اطلاعات، انجام برنامهریزیهای عملیاتی و نظارت مداوم بر فعالیت‌های کارکنان در سازمان
برقراری ارتباط موثر بین فعالیت‌های عملیاتی مدیران رده پایین و فعالیت‌های راهبردی مدیران ارشد
- مدیریت سطح عملیاتی (خرد)
سطح پایین به عنوان سطح نظارت – عملیاتی مدیریت نیز شناخته می شود. این سطح متشکل از مدیران، سرپرستان، کارکنان بخش، ناطران و غیره است. درواقع آنها بر کنترل و هدایت تمرکز دارند.
مدیران عملیاتی یا سرپرستان در پایین‌ترین سطح از سطوح مدیریت در سازمانها قرار دارند. این سطح از مدیریت شامل سرپرستان، ناظران، سرکارگران، کارکنان ارشد بخش‌های فنی، تحقیقاتی و اداری است. این جایگاه از مدیریت، اغلب به وسیله‌ی کسانی پر می شود که از طبقه‌ی پرسنل عملیاتی در سازمان هستند. دغدغه‌ی اصلی این مدیران سازوکار فعالیت‌های سازمان است و مسئولیت هماهنگی کار کارمندان زیردست خود را بر عهده دارند. همچنین این مدیران، رابط کارکنان و مدیران میانی هستند. مدیران عملیاتی همانطور که از اسمشان پیداست، مرد عمل هستند و برای پیشبرد اهداف سازمانها وارد عمل می‌شوند. البته این موضوع به معنای عدم نظارت آنها بر امور دیگر نیست. همانند سایر مدیران، مدیران رده پایین هم وظیفه‌ی نظارت بر خط تولید سازمان و همچنین عملکرد منابع انسانی را بر عهده دارند. در واقع، مدیران عملیاتی پس از سنجش عملکرد منابع انسانی، نتایج را در قالب گزارشاتی جامع به مدیران میانی تحویل می‌دهند.
بر خلاف دیگر سطوح مدیریت در سازمانها در این سطح از مدیریت، کارهای عملی و اجرایی اولویت بیشتری نسبت به مفاهیم ذهنی و تفکر استراتژیک دارند. این مدیران، باید مهارتهای فنی داشته باشند تا بتوانند در صورت لزوم به کارگران و کارمندان زیردست خود کمک کنند.
- وظایف مدیریت سطح عملیاتی
نقش مدیریت سطح عملیاتی را می توان به موارد زیر تقسیم کرد:
۱٫نظارت بر نیروی کار:
مدیریت سطح عملیاتی وظیفه نظارت بر کار کارکنان و ارائه راهنمایی به آنها را در صورت نیاز دارد. آنها باید ببینند که فرآیندهای اداره شده توسط کارکنان طبق مهلت تعیین شده توسط مدیریت سطح میانی انجام می شود.
۲٫توجه به استاندارها و کیفیت کارها:
از آنجا که مدیریت سطح پایین یا همان عملیاتی در ارتباط مستقیم با کارکنان است، آنها به راحتی می توانند اطمینان حاصل کنند که استاندارد و کیفیت کار به خطر نیفتد.
۳٫ایجاد روحیه و انگیزه در کارکنان:
مدیریت سطح عملیاتی مسئول بهبود روحیه کارکنان و ایجاد انگیزه برای کار موثر و کارآمد است. آنها روابط بین سازمان و نیروی کار را مدیریت می کنند، و هرگونه نارضایتی نیروی کار را به مدیران سطح عالی منتقل می کنند و آنها را برای حفظ هماهنگی در سازمان استفاده می کنند.
۴٫جلوگیری از اتلاف و قت و هزینه:
مدیریت سطح عملیاتی مسئول به حداقل رساندن اتلاف وقت، هزینه و تلاش ها در طی فرایند عملیاتی است. آنها همچنین مسئول حفظ نظم و انضباط در بین کارکنان هستند.
از سایر وظایف مدیران سطح عملیاتی به موضوعات زیر میتوان اشاره کرد:
واگذاری شغل به کارگران مختلف.
آنها مشکلات کارکنان، پیشنهادات و غیره را به مدیریت سطح بالا اطلاع می دهند.
آنها به حل شکایات کمک می کنند.
آنها گزارش دوره ای مربوط به کارکنان را به مافوق خود می دهند.
ارزیابی عملکرد پرسنل سازمان
نظارت بر فعالیت‌های کارکنان زیردست
انتقال صحیح برنامه‌های عملیاتی سازمان به کارکنان
تحلیل و بررسی آسیب‌پذیری سازمان و تعیین میزان آن
حفظ استانداردهای کیفیتی در رابطه با محصولات تولید شده
ارائه‌ی برنامه‌های عملیاتی جهت دستیابی به اهداف مختلف در سازمان
- چرا سطوح مدیریت سازمان مهم است؟
سطوح مدیریت به سازمان از حضور اثربخشی و کارایی در کارهای انجام شده اطمینان می دهد. عوامل بسیاری وجود دارد که باید به طور همزمان در یک سازمان اداره شوند.
یک نفر نمی تواند از پس همه اینها برآید. بنابراین، کار ها بر اساس مهارت، تجربه و پست در سازمان بین کارکنان تقسیم می شود. از هر مدیر انتظار می رود که به بخش خاصی از کار سازمان رسیدگی کند و بر زیردستان خود نظارت کند تا مسئولیت خود را در قبال شرکت انجام دهد.
(Https://maktabkhooneh.org/mag/familiarity-with-management-levels-in-an-organization/).
- مهارتهای مدیران:
از مهارت های مورد نیاز مدیران طبقه بندی های متفاوتی به عمل آمده است. بتلی در سال ۱۹۸۹ فهرستی از مهارت های مدیریتی به شرح زیر اراده کرده است:
مهارت های ارتباطی
مهارت های مرتبط با تصمیم گیری
مهارت های مرتبط با خلاقیت
متغیرهای مهارت های ارتباطی عبارتند از: فن بیان، نامه نگاری، مکالمه تلفن، فنون مذاکره، تند خوانی، کاربرد شعر و مثل و …
متغیرهای مهارت های مرتبط با تصمیم گیری عبارتند از: قدرت تجزیه و تحلیل، قدرت یادگیری از محیط، قدرت تمرکز بر موضوع، بکارگیری اصول منطق و …
متغیرهای مهارت های مرتبط با خلاقیت عبارتند از: جسارت در تفکرات نو، حل مسائل ذهنی، چرا پروری ذهنی، خطر پذیری، قدرت تخیل و …
ولی جامع ترین طبقه بندی را به رابرت.ال کتز نسبت می دهند. وی مهارت های مورد نیاز مدیران را به سه دسته تقسیم می کند و معتقد است که تمامی مدیران به این مهارت ها نیاز دارند، ولی میزان نیاز به آنها در سطوح مختلف، متفاوت است. این مهارت ها عبارتند از: مهارت فنی، مهارت انسانی و مهارت ادراکی.
- مهارت فنی:
مهارت فنی عبارت است از توانایی مدیر در کاربرد دانش تخصصی یا تخصص های ویژه. به تعبیری مهارت فنی توانایی حاصل از تجربیات، آموزش و کارآموزی لازم برای بکارگیری دانش، روش ها، فنون و تجهیزات لازم برای انجام کارهای خاص می باشد. به بیان دیگر مهارت های فنی ظهور دانش و تجربیات ویژه در انجام فعالیت های سازمانی می باشد.
مهارت فنی یعنی دانایی و توانایی در انجام دادن وظایف خاص که لازمه آن ورزیدگی در کاربرد فنون و ابزار ویژه و شایستگی عملی در رفتار و فعالیت است. مهارتهای فنی از طریق تحصیل، کارورزی و تجربه حاصل می‌شوند. مدیران معمولاً این مهارت‌ها را طی دوره‌های آموزشی یا کارآموزی فرا می‌گیرند نظیر دانش، فنون و روش‌های برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، کنترل، حسابداری، امور مالی، کارگزینی کارپردازی و غیره ویژگی بارز مهارت، فنی آن است که به بالاترین درجه شایستگی و خبرگی در آن میتوان دست یافت زیرا این نوع مهارت دقیق، مشخص، دارای ضوابط عینی و قابل اندازه‌گیری است. از این رو، کنترل و ارزشیابی آن، هم در جریان آموزش و هم در مرحله کاربرد و عمل آسان است. مهارتهای فنی مورد نیاز مدیران آموزشی، ارزشیابی آموزشی، راهنمایی آموزشی، فنون و روش‌های تدریس و فنون اداری و مالی آموزش و پرورش است. مدیر آموزشی برای انجام وظایف خاصی که دارد باید از مهارتهای فنی کافی برخوردار باشد.
(https://www.sis-eg.com/fa/article/42765-مهارتهای-سه-گانه-مدیریت.html)
هنگامی که کسی درباره مهارت های متخصصین چون مهندسین راه و ساختمان، حسابداران یا پزشکان جراح می اندیشد، وی مهارت های تخصصی آنها را در نظر دارد. این افراد از راه کسب آموزش رسمی و وسیع در آن زمینه به آگاهی ها و تخصص های عملی دست یافته اند. بدیهی است که این افراد متخصص(حرفه ای) مهارت فنی را به صورت انحصاری در نمی آورند و این که الزاما نباید این مهارت ها را در کلاس درس یا در برنامه های رسمی آموزشی فرا گیرند. همه کارها به نوعی تخصص نیاز دارند و بسیاری از مردم مهارت های فنی خود را به هنگام انجام وظیفه کسب می کنند. بنابراین مهارت عموما از راه تجربه و آموزش بدست می آید.
مهارت فنی بیشتر برای مدیران خط اول مهم می باشد. این مدیران بیشتر وقت خود را صرف آموزش زیردستان و پاسخ به مشکلات مربوط به کار می نمایند و لذا اگر بخواهند مدیران موثری باشند باید چگونگی انجام کاری را که به زیردستان می سپارند، بدانند.
شاید مهارت فنی آشناترین مهارت باشد زیرا که معمول ترین آنها به شمار می آید و در عصر ما که عصر تخصص است، مهارتی است که برای بیشتر افراد مورد نیاز است. http://www.alighorbani.com/?p=3892))
این مهارت ها یعنی توانایی به کار بردن ابزار، شیوه ها و دانش مورد نیاز برای اجرای زمینه تخصصی، جراحان، مهندسان و حسابداران همگی دارای مهارت های مربوط به زمینه های تخصصی خود هستند. مدیران عملیاتی یا خط اول خصوصاً به این مهارت بیشتر از سایر سطوح مدیریت نیازمند هستند.
(https://www.sis-eg.com/fa/article/42765-مهارتهای-سه-گانه-مدیریت.html)
- مهارت انسانی:
مهارت انسانی عبارت از توانایی در کار کردن، ارتباط، درک و ایجاد انگیزش در فرد یا گروه است. از آنجا که مدیران کارها را از مجرا و به وسیله دیگران انجام می دهند، آنان باید از نظر ایجاد ارتباط، انگیزه و تفویض اختیارات، از مهارت انسانی بالایی برخوردار باشند. پژوهش ها نشان می دهند که صرف نظر از سطح مدیریت یا مدیر در سازمان، مهارت های انسانی در موفقیت های وی بیشترین اهمیت را دارند. همچنین اهمیت این مهارت تا آنجاست که رشته علمی رفتار سازمانی بر پایه این مهارت شکل گرفته است.
در تعریف از مهارت های انسانی آمده که توانایی های انسانی مدیر شامل قابلیت های فردی است که باعث ایجاد کوشش دسته جمعی در درون یک سازمان یا یک گروه می شود. در این تعریف منظور از مهارت های انسانی، رفتارهایی هستند که به صورت رو در رو و در تعامل نزدیک به کار رفته و به پیشرفت و رسیدن اهداف و نتایج مفید کمک می کند. لذا تحلیل رفتارهای مدیر در قالب مقوله مهارت های انسانی لازم و ضروری می نماید.
مهارت انسانی توانایی مدیر در خلق محیطی است که در آن فرد احساس امنیت و آزادی برای طرح عقایدش داشته باشد و به بیان دیگر منظور از مهارت انسانی، توانایی مدیر در ارائه کار ثمربخش به عنوان یکی از اعضای گروه و ایجاد تفاهم و همکاری در بین گروهی است که هدایت و رهبری آن را بر عهده دارد. همانطور که مهارت فنی با اشیا (فرایندها یا اهداف فیزیکی) رابطه دارد، مهارت انسانی نیز منحصرا ناظر بر کارکرد با افراد است.
مهارت انسانی یعنی داشتن توانایی و قدرت تشخیص در زمینه ایجاد محیط تفاهم و همکاری و انجام دادن کار به وسیله دیگران، فعالیت مؤثر به عنوان عضو گروه، درک انگیزه‌های افراد و تأثیرگذاری بر رفتار آنان. مهارت انسانی در نقطه مقابل مهارت فنی است. یعنی کار کردن با مردم در مقابل کار کردن با اشیا و چیزها. داشتن مهارتهای انسانی مستلزم آن است که شخص بیش از هر چیز خود را بشناسد، به نقاط ضعف و قوت خود آگاه باشد، عقاید و افکارش برخوردار و روشن باشند، اعتماد به نفس داشته باشد، به دیگران اعتماد کند، به عقاید، ارزش‌ها و احساسات آنان احترام بگذارد، آنان را درک کند، از تأثیر گفتار و کردار خویش بر دیگران آگاه باشد و بتواند محیط امن و قابل قبولی برای جلب همکاری دیگران فراهم سازد. مهارتهای انسانی به آسانی قابل حصول نیستند و فنون و روش‌های مشخصی ندارند. امروز دانش علمی در قلمرو روان‌شناسی، روان‌شناسی اجتماعی و مردم‌شناسی و تجربه و کارورزی در شرایط گروهی و اجتماعی، به طور غیرمستقیم زمینه دستیابی به مهارتهای انسانی را فراهم می‌سازند. کنش و واکنش متقابل با مردم و حساسیت نسبت به انگیزه‌ها، انتظارات و رفتارهای آنان کمک می‌کنند تا شخص به مرور بتوانند علل و عوامل شکل‌دهنده رفتار افراد انسان را درک کرده راه و رسم کار کردن با مردم و اثرگذاری بر رفتار آنان را بیاموزد. مدیر آموزشی برای اینکه بتواند در شماره یکی از اعضای مؤثر محیط آموزشی درآمده بین اعضای تحت رهبری خود همکاری و تفاهم به وجود آورد، باید به حد کافی از مهارتهای انسانی بهره‌مند باشد.
(https://www.sis-eg.com/fa/article/42765-مهارتهای-سه-گانه-مدیریت.html).
این مهارت به مدیر امکان می دهد که با افراد در کنار آن ها، و با ارتباط مؤثر با گروه ها کار کند. مدیران در همه سطوح به این مهارت نیاز دارند، چون آنان برای نیل به اهداف سازمان به افراد داخل و خارج سازمان وابسته اند(https://profile.center/FA/Article/Details/2237).
- مهارت ادراکی:
با عنایت به اینکه اغلب فعالیت ها و تصمیم های مدیریت ناشی از ادراک و شیوه تفکر مدیر نشات می گیرد و این که تصمیمات خردمندانه او بقاء و بالندگی سازمان را موجب می گردد، لذا مهارت های ادراکی و فکری مدیریت از جایگاه خاصی برخوردار است.
به عقیده چستربارنارد، مهارت ادراکی عنصر اصلی فرآیند مدیریت است و به معنای احساس و درک سازمان به صورت یک کل و درک موقعیت های مرتبط با آن به صورت کلی و یک جا می باشد.
به تعبیری مهارت ادراکی به مهارتی اطلاق می شود که شخص توانایی برداشت کلی و شناخت عناصر برجسته و مهم موقعیت ها را دارا باشد و بتواند پیوندهای میان عناصر را به خوبی درک کند.
منظور از مهارت ادراکی، قدرت تلقی موسسه به صورت یک واحد کلی است. یعنی اینکه مدیر تشخیص دهد چگونه هر یک از وظایف مختلف سازمان، به دیگری وابسته است. چنین مهارتی را می توان تا درک وجود رابطه بین موسسه مورد نظر با وضعیت کلی جامعه، عوامل سیاسی، اجتماعی و اقتصادی یک ملت تعمیم داد. با تشخیص این رابطه ها و درک عناصر مهم در هر وضع، مدیر خواهد توانست به نحوی عمل کند که موجبات پیشرفت ساز یعنی توانایی درک پیچیدگی‌های کل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشکیل‌دهنده کار و فعالیت سازمانی به صورت یک کل واحد (سیستم) به عبارت دیگر، توانایی درک و تشخیص اینکه کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته بوده تغییر در هر یک از بخش‌ها، الزاماً بخش‌های دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد. آگاهی از این روابط و شناخت اجزا و عناصر مهم در موقعیت‌های مختلف، مدیر را قادر می‌سازد که به طریقی تصمیم‌گیری یا اقدام کند که موجبات اثربخشی سازمان و رضایت کارکنان آن را فراهم نماید.
اکتساب مهارت ادراکی (یا مفهومی) مستلزم آموزش نظریه‌های علوم رفتاری بویژه تئوری‌های سازمان، مدیریت و تصمیم‌گیری و کاربرد عملی آنهاست. امروزه دوره‌های آموزش دانشگاهی در رشته‌های تخصصی، آشنایی با نگرش و روش‌های سیستمی و استفاده از یافته‌های مطالعات و تحقیقات راجع به سازمانها، زمینه دستیابی به مهارت ادراکی در مدیریت را فراهم می‌سازند. مدیر آموزشی برای اینکه بتواند محیط آموزشی را بشناسد، روابط متقابل میان عوامل مختلف را درک کند، اولویت‌های آموزشی را تشخیص دهد، تصمیمات مؤثر اتخاذ کند و با اقدامات خود بهترین نتایج را عاید نظام آموزشی سازد، باید از مهارت ادراکی قابل ملاحظه‌ای برخوردار باشد. مان به طور کلی فراهم گردد.
(https://www.sis-eg.com/fa/article/42765-مهارتهای-سه-گانه-مدیریت.html).
این مهارت ها توانایی هماهنگ کردن و وحدت همه علایق و فعالیت های سازمان را به مدیر می دهد، تا شخص بتواند سازمان را به صورت یک کل در محیطی که آن را احاطه کرده است، مشاهده کند و روابط متقابل بخش های مختلف و چگونگی تأثیر تغییر هر قسمت در کل سازمان را پیش بینی نماید. مهارت های ادراکی توانایی تحلیل موقعیت و تعیین ریشه مسائل را به مدیر می دهد. مدیران عالی باید بیشترین مهارت را در این زمینه از سایر سطوح مدیریت دارا باشند.https://zedbazar.com/academy/types-of-management/
این که فعالیت های مدیر را وظیفه، نقش یا مهارت او بنامیم اهمیت چندان زیادی ندارد. آنچه مهم است این است که مدیر باید افراد را اداره کند. حال می خواهد آن را وظیفه رهبری، ایفای نقش، ایجاد ارتباط بین افراد یا مهارت انسانی یا هر چیز دیگری بنامد، تردیدی نیست که یک مدیر موفق باید مهارت افراد را بالا ببرد. از سوی دیگر، گرچه همه مهارت ها برای مدیران ضروری است ولی اهمیت نسبی آنها به مقامی بستگی دارد که مدیر در سازمان احراز کرده است.
مهارت های فنی در سطح مدیران پایه و سرپرستان، بیشترین اهمیت را دارد. مهارت های انسانی نیز از نظر ارتباط متقابل و مکرر با کارکنان سطوح پایین دارای اهمیت است ولی مهارت های ادراکی برای آنها دارای اهمیت حیاتی نیست.
در سطح مدیریت میانی، نیاز به مهارت های فنی کاهش می یابد ولی مهارت های انسانی اهمیت بیشتری پیدا می کند، چراکه توانایی مدیران میانی در بکارگیری مهارت های زیردستان بسیار مهمتر از این است که بتوانند از تخصص فنی خود استفاده کنند. در این سطح مهارت های ادراکی نیز، مهم به شمار می آیند.
هر قدر مدیران به رده های بالاتر سازمانی ارتقاء می یابند، اهمیت مهارت ادراکی بیشتر می شود و مدیر باید بتواند روابط موجود در سازمان و جایگاه سازمان از نظر زمان را درک نماید. در این سطح به همان اندازه که مهارت های ادراکی ارزش ویژه ای دارند، نیاز چندانی به مهارت های فنی نیست.
- وظایف و نقش های مدیر
نقش های مدیر : مدیران چهار وظیفه اصلی خود را با بازی کردن نقش های مختلف اجرا می کنند و نقش عبارت از رفتاری است که از شخص که پستی را اشغال کرده است انتظار می رود. هنری میتزبرگ تحقیق وسیعی درباره نقش های مدیران انجام داده و خلاصه نظریه ایشان به شرح زیر است :
۱-نقش های ارتباطی
در این نقش که از مهم ترین و آسان ترین نقش مدیریت است :
الف- نقش تشریفاتی: مدیر وظایف تشریفاتی را به عنوان مقام مسئول سازمان اجرا می کند مدیری که در جشن عروسی زیردستان خود شرکت می کند، شهرداری که کلید شهر را به قهرمان ملی تقدیم می دارد و …
شرکت مدیر در چنین مراسمی تصویر موفقیت آمیز از سازمان در اذهان ایجاد می کند.
ب- نقش رهبری: شامل مسئولیت هدایت و هماهنگی فعالیت های زیردستان در راستای دستیابی به اهداف سازمانی است.
ج- نقش رابط: این نقش مربوط به ارتباط مدیر با اعضای هیأت مدیره و افراد خارج از سازمان است که جلب حمایت آنان در موفقیت سازمان تأثیری بسزا خواهد داشت. مانند ارباب رجوع مقام های رسمی دولتی، مشتریان، عرضه کنندگان مواد اولیه.
۲-نقش های اطلاعاتی
الف- نقش ارزیاب : این نقش شامل جستجو کردن، دریافت کردن و انتخاب اطلاعات است. مدیران به طور جدی اطلاعات مفید و مورد نیاز را از داخل و خارج سازمان جمع آوری می کنند.
ب- نقش سخنگو : در نقش سخنگویی، مدیران اطلاعات را به افراد خارج از سازمان، خصوصاً مقام های بالاتر، سیاستمداران و … منتقل می کنند.
در اجرای این نقش مدیران ممکن است در داخل سازمان صحبت کنند یا سازمان را به مشتریان و طرف قرارداد، مقام ها و … معرفی نمایند.
ج- نقش توزیع کننده : در این نقش مدیران اطلاعات مهم را بین زیردستانشان توزیع می کنند. مسئولیت مدیر ایجاب می کند که مطمئن شود زیردستان اطلاعات مورد نیاز خود را برای اجرای وظایف شان در اختیار دارند.
۳-نقش های تصمیم گیری
الف- نقش نوآور : مدیران زمانی این نقش را بازی می کنند که طرح جدیدی را آغاز کنند، به تغییر و اصلاح سازمان شان اقدام نمایند.
ب- نقش آشوب زدایی : امور هیچ سازمانی همیشه آرام نیست. هنگام بروز مشکلاتی از قبیل اعتصاب کارگری، ورشکستگی عرضه کنندگان و … از مدیر انتظار می رود با اتخاذ تصمیمات غیر معمول راه حل های مناسبی را بیابد.
ج- نقش تخصیص دهنده منابع : هر مدیری با تعدادی اهداف، مسائل و نیازهای انسانی مواجه است. همه آن ها برای استفاده از وقت و منابع او با هم رقابت می کنند. از آن جا که این منابع محدودند، هر مدیری باید بین اهداف و نیازها تعادل برقرار کند.
د-نقش مذاکره کننده : مدیران بخش مهمی از اوقات خود را به مذاکره اختصاص می دهند، زیرا فقط آنان واجد آگاهی و اختیاری هستند که این نقش به آن نیاز دارد. برخی از این مذاکرات با خارج از سازمان است.
https://ensani.ir/fa/article/57921/نقش-های-مدیران
- جمع بندی و نتیجه گیری
مدیر به عنوان کسي که یك محیطي را خلق مي کند که افراد بطور موثر بتوانند از منابعي که در آن محیط وجود دارد در جهت نیل به اهداف سازماني استفاده کنند می بایست با شناخت سطوح مدیریت ، وظایف ، نقش ها و مهارت ها به صورت کار آمد و سازنده تر اهداف سازمانی را دنبال نماید.
مدیریت فرایند به‌کارگیری کارا و اثربخش منابع مادی و انسانی زیر نظام ارزشی پذیرفته شده آن جامعه با عنایت به اصولی چون برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل و نظارت بر اساس هدف‌های از پیش تعیین شده می باشد که در سه سطح عالی ، میانی و عملیاتی قابل بررسی است.
مدیر عالی اهداف بلندمدت و برنامه‌های راهبردی سازمان را تنظیم می‌کنند و وظایفی همچون تعیین اهداف برای سازمان، تدوین سیاست ها و برنامه ها و اتخاذ تصمیمات استراتژیک و بررسی مداوم روند حرکت سازمان در جهت دستیابی به اهداف بلندمدت را برعهده دارد.
مدیر سطح میانی به عنوان مدیر اجرایی نیز شناخته می شود. آنها تابع مدیریت سطح بالا هستند و مسئولیت مدیریت سطح پایین را بر عهده دارند. این مدیران همانند نقطه پیوندی در میانه‌ی سازمان قرار گرفته و بخش‌های مختلف آن را کنار هم نگه داشته‌اند از جمله وظایف این مدیران را میتوان رسیدگی به اهداف کوتاه‌مدت برای حصول نتایج مطلوب، پردازش اطلاعات، انجام برنامهریزیهای عملیاتی و نظارت مداوم بر فعالیت‌های کارکنان در سازمان، ارائه‌ی پیشنهادات سازنده به مدیران ارشد و برقراری ارتباط موثر بین فعالیت‌های عملیاتی مدیران رده پایین و فعالیت‌های راهبردی مدیران ارشد، برشمرد.
مدیر سطح عملیاتی به عنوان سطح نظارت – عملیاتی مدیریت نیز شناخته می شود. این سطح متشکل از مدیران، سرپرستان، کارکنان بخش، ناطران و غیره است. درواقع آنها بر کنترل و هدایت تمرکز دارند دغدغه‌ی اصلی این مدیران سازوکار فعالیت‌های سازمان است همچنین این مدیران، رابط کارکنان و مدیران میانی هستند. مدیران عملیاتی برای پیشبرد اهداف سازمانها وارد عمل می‌شوند و البته این موضوع به معنای عدم نظارت آنها بر امور دیگر نیست. بر خلاف دیگر سطوح مدیریت در سازمانها در این سطح از مدیریت، کارهای عملی و اجرایی اولویت بیشتری نسبت به مفاهیم ذهنی و تفکر استراتژیک دارند. این مدیران، باید مهارتهای فنی داشته باشند تا بتوانند در صورت لزوم به کارگران و کارمندان زیردست خود کمک کنند. نظارت بر نیروی کار، ایجاد روحیه و انگیزه در کارکنان، جلوگیری از اتلاف و قت و هزینه، ارزیابی عملکرد پرسنل سازمان، انتقال صحیح برنامه‌های عملیاتی سازمان به کارکنان و ارائه‌ی برنامه‌های عملیاتی جهت دستیابی به اهداف مختلف در سازمان از جمله وظایف این مدیران میباشد.
به طور کلی، برنامه ریزی ، سازماندهی ، هدایت و کنترل چهار وظیفه‌ی اصلی عمومی و مشترک بین تمام سطوح مدیریت در سازمانهاست که با توجه به سطحی که مدیر در آن قرار دارد، اهمیت برخی از این وظایف برای آنها پررنگ‌تر خواهد شد. برای مثال مدیران عالی بیشتر وظیفه‌ی سازماندهی و برنامه‌ریزی های بلندمدت را برعهده دارند. سازماندهی و هدایت از جمله وظایف مهم مدیران میانی میباشد. عمده وظیفه‌ی مدیران عملیاتی هم هدایت و کنترل می باشد.
مدیران چهار وظیفه اصلی خود را با بازی کردن نقش های مختلف اجرا می کنند این نقش ها شامل نقش های ارتباطی ، نقش های اطلاعاتی و نقش های تصمیم گیری میباشد.
بهبود عملکرد سازمان ها ارتباط مستقیمی با آگاهی و دانش مدیران مجموعه از نقش ها ، وظایف و تعاریف عملکردی جایگاه خود دارد ، لذا در سازمان ها لازم است آموزشهای لازم را فرا گرفته و مهارت های انان ارتقا یافته و موارد پایش وغیره در جهت تسریع در دسترسی به اهداف سازمان بکارگیری شود.
منابع:
۱٫جلالی فرهانی، غلامرضا، شمسایی زفرقندی،فتح اله، مدیریت مهندسی دفاعی، دانشگاه صنعتی مالک اشتر
۲٫هاشمی فشارکی ، سید جواد و موسوی مبارکه ؛ پدرام ؛ مدیریت شهری و مدیریت بحران ، انتشارات شرافت، ۱۳۹۷.
۳ .Bovee , courtland L,and Till, John V,and Wood, Marian Burk and Dovel,George. Management .International Ed, McGrow Hill Book Co,1993.
۳٫https://caspianec.ir/articles/project-management/سطوح-مدیریت-در-سازمانها-و-وظایف-مدیران/
۴٫https://zedbazar.com/academy/types-of-management/
۵٫https://emkanco.com/articles/معرفی-هرم-مدیریت-و-سطوح-سازنده-آن
۷٫Https://maktabkhooneh.org/mag/familiarity-with-management-levels-in-an-organization/
۸٫https://www.sis-eg.com/fa/article/42765-مهارتهای-سه-گانه-مدیریت.html
۹٫http://www.alighorbani.com/?p=3892
